Cómo archivar correos electrónicos en Outlook

Archivar correos electrónicos es una de las mejores maneras de mantener ordenada su bandeja de entrada. Si quieres hacerlo en Outlook, estás de suerte. Outlook para la web y Outlook para escritorio facilitan el archivado de correo electrónico.

En esta guía, cubriremos las mejores formas de archivar sus correos electrónicos en Microsoft Outlook en su computadora.

¿Qué es un archivo en Outlook?

En el contexto de Outlook y el correo electrónico, un archivo es básicamente cualquier correo electrónico que desee mantener separado de su bandeja de entrada principal.

En Outlook para la web, archivar mensajes de correo electrónico significa mover mensajes de correo electrónico de la carpeta Bandeja de entrada principal a la carpeta de archivo.

En Outlook de escritorio, archivar un correo electrónico básicamente significa mover sus correos electrónicos del archivo PST principal de Outlook a un nuevo archivo PST. Puede pasar a este archivo PST y acceder a todos sus correos electrónicos archivados en cualquier momento.

Si es nuevo en Outlook, compare Outlook para la web con el escritorio y descubra cuál se adapta a sus necesidades.

¿Puedes usar el archivo de Outlook para todas tus cuentas de correo electrónico?

Hay dos casos en los que no puede usar la función de archivo en Outlook.

En primer lugar, si tiene una cuenta de correo electrónico de Exchange Server y su organización utiliza el archivo en línea de Microsoft Exchange Server, no puede utilizar la función de archivo nativa de Outlook.

En segundo lugar, si su administrador de red ha desactivado la función de archivo, ni siquiera podrá archivar sus correos electrónicos.

De cualquier manera, comuníquese con el administrador de red de su organización para obtener ayuda.

Cómo archivar correos electrónicos en Outlook para la web

Archivar mensajes de correo electrónico en Outlook para la web es más fácil que en la aplicación de escritorio. Simplemente haga clic en algunas opciones y los correos electrónicos seleccionados se archivarán.

Así es como:

  1. Vaya a Outlook.com e inicie sesión en su cuenta de correo electrónico.
  2. A la izquierda, haz clic en la carpeta donde se encuentra tu correo electrónico.
  3. En el panel derecho, seleccione los correos electrónicos que desea archivar.
  4. Haga clic en la opción que dice archivo en la barra de menú superior.
  5. Si ha archivado un correo electrónico por error, haga clic en cancelar a continuación para cancelar la acción.

Archivar mensajes de correo electrónico en Outlook para la web

Puede ver todos sus correos electrónicos archivados haciendo clic en archivo A la izquierda.

Si desea mover un correo electrónico archivado a la carpeta raíz, puede encontrar ese correo electrónico en la carpeta archivo Carpeta, haga clic en el correo electrónico, haga clic en Muevete arriba y elija dónde desea mover el correo electrónico.

Relacionado: Cómo archivar todos los correos electrónicos antiguos en Gmail y obtener cero bandeja de entrada

Cómo archivar automáticamente correos electrónicos en Outlook

En Outlook de escritorio, puede archivar correos electrónicos de forma automática o manual. En esta sección, cubriremos el uso de la función Autoarchivar en Outlook para escritorio.

Autoarchivar es el nombre de la función que le permite archivar automáticamente los correos electrónicos en la aplicación de Outlook. Esta característica envía sus correos electrónicos desde sus carpetas principales al archivo después de que haya pasado un período de tiempo predefinido.

Puede configurar varias opciones dentro de esta función, y los pasos a continuación describen cómo hacerlo:

  1. Abrir perspectiva en tu ordenador.
  2. Haga clic en Estuche arriba, luego seleccione opciones de la barra lateral izquierda.
  3. presione el progresivo elección izquierda.
  4. Encontrar Archivado automático en el panel derecho y haga clic en Configuración de archivo automático Botón.
  5. Controlar Ejecute Autoarchivar cada opción anterior y especifique cuándo ejecutar la función en Outlook.
  6. En el cual Configuración de carpeta predeterminada para archivar En la sección, elija cuándo archivar un elemento. Básicamente, especifica la antigüedad de su contenido de Outlook.
  7. Haga clic en buscar y seleccione la carpeta de destino para su archivo de almacenamiento. Solo debe hacer esto si no le gusta el directorio PST de Outlook predeterminado.
  8. finalmente golpear ESTÁ BIEN abajo para guardar los cambios.

Archivar automáticamente correos electrónicos en Outlook

Si desea evitar que Outlook archive sus correos electrónicos automáticamente, puede desactivar la función de archivado automático.

Para hacerlo :

  1. Abrir perspectiva en tu ordenador.
  2. Haga clic en Estuche arriba y seleccione opciones A la izquierda.
  3. presione el progresivo elección izquierda.
  4. Haga clic en Configuración de archivo automático En el lado derecho.
  5. deshabilitar esos Ejecute Autoarchivar cada opción de arriba.
  6. Haga clic en ESTÁ BIEN básicamente.

Cómo archivar manualmente correos electrónicos en Outlook

Para tener más control sobre los archivos de correo electrónico, puede archivar correos electrónicos manualmente en Outlook. Esto le permite enviar sus correos electrónicos más importantes a los archivos según sea necesario.

Cómo utilizar este método:

  1. Abrir perspectiva en tu ordenador.
  2. Haga clic en Estuche en la esquina superior izquierda.
  3. Elegir Información pestaña izquierda.
  4. Haga clic en el icono de la flecha hacia abajo para Herramienta y seleccione Limpiar artículos viejos.
  5. Aparecerá un cuadro de diálogo que le permitirá configurar su archivo de correo electrónico manual.
  6. En la parte superior tiene dos opciones que puede usar para decidir qué incluir en su archivo. Elige el que quieras usar.
  7. Seleccione las carpetas que desea agregar a su archivo.
  8. Elige la antigüedad de tus artículos con la opción de calendario.
  9. Haga clic en buscar y seleccione la carpeta donde desea guardar el archivo de Outlook.
  10. golpe, golpe ESTÁ BIEN a continuación para comenzar a crear un archivo de correo electrónico en Outlook.

Archivar correos electrónicos manualmente en Outlook

Una vez que se crea el archivo, puede mover el archivo PST resultante donde desee.

Cómo ver correos electrónicos archivados en Outlook

Acceder a los correos electrónicos archivados en Outlook para escritorio es tan fácil como en Outlook para la Web. Simplemente suba su archivo a Outlook y verá todos sus correos electrónicos archivados.

Cómo importar un archivo de correo electrónico PST a Outlook en su computadora:

  1. comienzo perspectiva.
  2. presione el Estuche menu principal.
  3. Elegir Abrir y exportar en la barra lateral izquierda.
  4. En el panel derecho, haga clic en Abra el archivo de datos de Outlook cómo importar un archivo PST al programa.
  5. Navegue a la carpeta donde se encuentra el archivo comprimido, haga clic en el archivo y haga clic en Abrir básicamente.
  6. Su archivo debe cargarse en el programa y luego debería poder ver todos sus correos electrónicos archivados.

Ver correos electrónicos archivados en Outlook

Puede combinar sus archivos PST de Outlook si tiene varios archivos.

Despeje Outlook archivando correos electrónicos

Si se siente abrumado por la cantidad de correos electrónicos en su bandeja de entrada, es hora de deshacerse de algunos de esos correos electrónicos archivándolos. Utilice los métodos anteriores para mover correos electrónicos menos importantes a un archivo para que pueda trabajar en los que necesitan su atención inmediata.

El problema con el correo electrónico es que administrarlo no es fácil, ni siquiera para los profesionales. Sin embargo, hay algunos consejos y trucos que puede aprender para que la gestión del correo electrónico sea menos abrumadora.

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